Consigli per PowerPoint

Titolo: Consigli per PowerPoint Mar Apr 21, 2009 9:09 pm

Le Presentazioni Powerpoint sono ormai un elemento irrinunciabile di ogni riunione, convegno, lezione: sembra che sia diventato impossibile parlare senza il supporto di un videoproiettore e di un computer. Eppure, alzi la mano chi non le trova pesantissime e narcolettiche (quelle degli altri): infinite sequenze di cartelli fittissimi di parole, letti parola per parola dal relatore di spalle alla platea, solo con alcuni commenti che non fanno altro che allungare e appesantire ulteriormente l'ascolto.
Io e Marco abbiamo provato allora a selezionare dieci consigli per utilizzare meglio questo strumento.

1. Le slide sono uno strumento di supporto per chi vi ascolta, non per voi!

Più di ogni altra cosa dovete tenere presente questo principio fondamentale: le slide devono facilitare l'ascolto, non la vostra presentazione. Verificate quindi di essere in grado di dire tutto quello che vorreste anche senza il supporto delle slide.
Ricordate che le slide favoriscono un atteggiamente passivo da parte dell'auditorio (così come la televisione): i protagonisti dell'intervento dovete restare voi, non le slide; nel momento in cui il pubblico legge le slide più di quanto non vi ascolti e cerchi di capire quello che dite, avete di fatto perso gran parte dell'attenzione e dell'efficacia del vostro discorso.

2. Le slide devono essere poche.

Tutte le persone che compongono il vostro pubblico sono state almeno una volta vittime di una proiezione di centinaia di diapositive delle vacanze dei loro amici. Fate il possibile per evitare loro quella sensazione.
Cercate di imporvi un numero massimo di slide (10 è il numero che sogna chi vi ascolta...): vi aiuterà a focalizzarvi sulle cose veramente importanti.

3. La grafica deve essere chiara.

Evitate gli sfondi scuri: sembrano molto eleganti, ma con le luci abbassate rendono la stanza abbastanza scura da consentire di sonnecchiare senza essere visti...

4. La grafica deve essere pulita.

Ricordate che le slide devono facilitare la partecipazione di chi vi ascolta, quindi il minimo che possiate fare è renderle leggibili senza sforzo. Evitate le schermate troppo scritte e i caratteri piccoli.

5. La grafica deve essere professionale.

Così come non vi sognereste mai di disegnarvi da soli i biglietti da visita o la carta intestata, affidatevi a un professionista per la definizione del layout delle slide. Sono uno strumento di comunicazione e pertanto comunicano l'immagine della vostra azienda tanto quanto voi che state parlando.

6. Preferite immagini, grafici e tabelle.

Le slide vi permettono di commentare l'andamento dei ricavi, lo schema di funzionamento del vostro ultimo impianto o il design dei vostri prodotti mostrandoli concretamente al vostro auditorio: in questo - e soltanto in questo - sono insostituibili, dal momento che costituiscono davvero un supporto per chi vi ascolta.

7. Evitate troppi effetti speciali...

...danno l'impressione che li abbiate scoperti ieri sera per la prima volta. Effetti a scomparsa, a comparsa, a tendina, ecc. non fanno altro che rendere difficile e faticoso seguire il filo del vostro discorso.

8. Stampate tutte le slide a sei per pagina...

...e tenetevele sott'occhio durante la presentazione. In questo modo saprete sempre qual è la slide successiva, eviterete di essere sorpresi, saprete in anticipo se saltare qualche slide ed eviterete di anticipare gli argomenti.

9. Numerate le slide indicandone su ognuna anche il numero complessivo.

Le persone sono più disposte a seguirvi se sanno che siete alla numero 7 di 15 e non semplicemente alla numero 7 (di 10? 50? 100?) E' un piccolo accorgimento che aumenta di molto l'attenzione di chi vi ascolta (specialmente se le slide sono poche...)

10. Inserite una slide di apertura personalizzata e una di chiusura.

Nella slide di apertura, mettete l'occasione e la data: alle persone, sembrerà che abbiate lavorato apposta per loro.
La slide di chiusura può contenere invece i vostri riferimenti e il modo per contattarvi, ma serve soprattutto a voi per evitare il brutto effetto dato dalla schermata nera con la scritta minuscola "fine della presentazione": l'impressione è che anche voi siate rimasti sorpresi dalla fine della presentazione...